Службовий автомобіль у відпустці: хто платить за пальне?

Запит

Добрий день. Прошу допомогти в наступному питанні.
Заступник директора заправила авто, що належить підприємству, з корпоративної картки. Ми проводимо надходження ТМЦ за чеком та закриваємо списання коштів через Авансовий звіт. Але в даному випадку є нюанс. Ця дія відбулась, коли заступник директора була у відпустці. Є положення і наказ, в якому директорам та їх заступникам дозволяється користуватись автомобілем у відпустці у власних цілях.
Як бути з пальним? Важливо, щоб не порвало бак в літражах. Але буде порвано показники одометра (тут можна написати бухдовідку), і почати новий місяць з нових показників. За логікою, для нас не має значення скільки заправлено в бак під час відпустки, має бути така кількість з якою вона отримала авто. Тобто наприклад, 20 л. в баку було на початок відпустки і з такою ж кількістю на кінець відпустки. І ставити на прихід дане ТМЦ ми не повинні, адже воно не наше, куплене працівником на власні цілі.
А з коштами ми або повертаємо їх фізично на корпоративну карту підприємства, або утримуємо з з/пл з проводкою Дт 661– Кт 3721.

Інший варіант. Ми ставимо пальне на прихід, але з видом оподаткування «негосподарське». І списуємо за статтею «інші витрати» на 949. Тоді не порвемо бак літрах і не порвемо показник одометра. Кошти аналогічно повертаємо вирахуванням з /пл. Але маємо визнати дохід за статтею « інші доходи» рах. 719. ? Чи вірна буде така проводка 661 -719?

Як з варіантів краще обрати? Чи на Вашу думку є інший вихід?

ВІДПОВІДЬ
Дане питання має кілька аспектів, які потрібно розглянути.
Далі наведено два варіанти, які можливі для застосування стосовно наведеної Вами ситуації.

Ситуація з паливом, заправленим для особистих потреб в період відпустки:

В цьому випадку витрати на паливо, заправлене працівником в період відпустки, не є господарськими витратами Вашого підприємства. Тому є сенс вважати їх як "негосподарське" використання.

Можливі варіанти обліку:

Варіант 1: Не ставити паливо на прихід і не враховувати його у бухгалтерії підприємства. Згідно з вашим описом, це може бути найпростішим варіантом.
У такому випадку:
Кошти за пальне, заправлене за рахунок корпоративної картки, потрібно повернути на корпоративну карту або утримати з заробітної плати заступника директора. При утриманні з зарплати зробити проводку: Дт 661 – Кт 3721 (або Кт 685 в залежності від облікової політики підприємства). Це дозволяє уникнути записів на рахунках, які можуть вплинути на облік ТМЦ підприємства.

Варіант 2: Обліковувати пальне як "негосподарське" використання. Це означає, що пальне буде списано на витрати підприємства як "інші витрати" (рахунок 949) з відповідним визнанням доходу за рахунком 719. При цьому проводки будуть:

Дт 949 – Кт 201 (пальне).
Дт 661 – Кт 719 (визнання доходу).
Але цей варіант має деякі недоліки:

Облік пального як "негосподарського" може бути ускладнений з точки зору звітності та може потребувати додаткових пояснень для контролюючих органів.
Списання пального як витрат та визнання доходу може ускладнити подальший облік і звітність, зокрема в частині оподаткування.
Також слід пам’ятати, що наслідком використання автомобіля в особистих цілях працівника є для підприємства нарахування податкових зобов’язань з податку на додану вартість відповідно до п.198.5 ст.198 Податкового кодексу України №2755-VI від 02.12.2010р., у зв’язку з використанням запасів не в господарській діяльності, а для працівника – визнання вартості використаного пального в позаробочий час додатковим благом на підставі відповідно до п.164.1 ст.164 ПКУ з відповідним оподаткуванням податком на доходи фізичних осіб з використанням «натурального» коефіцієнту, та нарахуванням військового збору і ЄСВ 22 %. Також Вам слід буде враховувати вимого ст.. 213.1.2 ПКУ стосовно акцизного податку.
Рекомендації:
Вважаємо що обрати варіант 1, тобто повернути кошти на корпоративну карту або утримати їх з заробітної плати. Цей варіант є простішим у адмініструванні та обліку:

Виплата/повернення коштів:
Виплата або повернення коштів за пальне, витрачене в особистих цілях, здійснюєте через корпоративну картку або утримання з зарплати.
Проведення бухгалтерських операцій:
Зробити проводку Дт 661 – Кт 3721 (або Кт 685). Це дозволить уникнути ускладнень з оподаткуванням та звітністю.
Такий підхід є простішим, менш ризикованим з точки зору бухгалтерії і легшим в управлінні.

Інший можливий варіант:

Якщо облік і контроль пального є важливими для Вашого підприємства, можливо, варто розглянути зміни у політиці використання корпоративного пального, щоб уникнути подібних ситуацій в майбутньому. Наприклад, впровадження системи контролю за використанням пального або забезпечення чіткішого розподілу витрат між особистим і господарським використанням.

ТОВ «Аудиторська фірма «Главбух»
Носов В.Г.

2026

Коллеги, если Вам понравился наш материал, поделитесь им в своих сетях и нажмите пожалуйста кнопку Фейсбук мне нравиться ! Заранее Спасибо!